Privacyverklaring

1. Wie wij zijn

RentFlow is verhuursoftware voor bedrijven die voertuigen verhuren. De software wordt aangeboden door MICKEY BV, Namenstraat 1 bus 1, 8400 Oostende, België, ondernemingsnummer BE 0803.186.130. Vragen over privacy? Mail naar support@rent-flow.be.

Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor gebruikers van de applicatie en voor wie een demo aanvraagt (punt 2). Voor de klanten van een verhuurder is de verhuurder verantwoordelijk en verwerken wij uw gegevens enkel in opdracht van de verhuurder (punt 3).

2. Gebruikers en aanvragen via de website

Gegevens: van gebruikers (personeel van een verhuurder): naam, e-mailadres, rol, een versleuteld wachtwoord, bij beheerders een inlogcode per e-mail, technische sessiegegevens zoals IP-adres en toestel, en een logboek van wijzigingen. Van wie een demo aanvraagt: wat u invult in het formulier, zoals naam, bedrijf, e-mailadres, telefoonnummer en bericht.

Waarom: om u te laten inloggen, de toegang te beveiligen en fouten of misbruik op te sporen, en om op uw aanvraag te antwoorden. Dat is nodig voor de overeenkomst met uw werkgever, of gebeurt vanwege ons gerechtvaardigd belang om de dienst veilig te houden en vragen te beantwoorden.

Hoe lang: een account zolang het bestaat. Sessie- en logboekgegevens 6 maanden. Een aanvraag niet langer dan nodig om te antwoorden en op te volgen.

Verplicht? Zonder deze gegevens kunt u de applicatie niet gebruiken of kunnen wij uw aanvraag niet beantwoorden. Het formulier invullen is vrijwillig.

3. Klanten van een verhuurder

Gegevens: uw naam, telefoonnummer, rijksregisternummer (of het nummer van uw identiteitskaart), een foto van uw identiteitskaart en de gegevens van de verhuur (voertuig, tijden, bedrag, betaalmethode). Heeft de verhuurder GPS-trackers op zijn voertuigen, dan ook de locatie van het voertuig tijdens de verhuur.

Waarom: de verhuurder wil weten aan wie hij een voertuig meegeeft, de verhuur kunnen uitvoeren en bij schade of diefstal de huurder kunnen aanspreken.

Hoe lang:

• Rijksregisternummer en foto van de identiteitskaart: ongeveer een uur nadat de verhuur is afgesloten.
• Naam en telefoonnummer: uiterlijk drie dagen na de verhuur gewist of geanonimiseerd.
• Locatie van een voertuig met tracker: enkel zolang de verhuur loopt en ongeveer een uur nadat ze is afgesloten. De verhuurder laat de huurder vooraf weten dat het voertuig een tracker heeft.
• De verhuur zelf (tijden, voertuig, bedrag, betaalmethode) blijft zonder uw naam bewaard voor de boekhouding van de verhuurder.
• Een verhuurder kan een klant na een ernstig probleem, zoals schade of wanbetaling, op een interne lijst zetten. Naam en een notitie worden dan langer bewaard; vraag de verhuurder naar de termijn.

Uw rechten (punt 5) oefent u in de eerste plaats uit bij de verhuurder. Wij helpen de verhuurder daarbij.

4. Met wie delen wij gegevens

Wij verkopen geen gegevens en tonen geen advertenties. Wij gebruiken leveranciers die gegevens voor ons verwerken: voor hosting, database en opslag (servers in de EU, in Frankfurt en Amsterdam), voor het versturen van e-mails (verzonden vanuit Ierland) en, als de verhuurder die gebruikt, een betaalterminal (die aanbieder is zelf verantwoordelijk voor de betaalgegevens). De hosting- en e-mailleverancier zijn Amerikaanse bedrijven, waardoor gegevens in de Verenigde Staten verwerkt kunnen worden, met passende waarborgen: de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en, waar van toepassing, het EU-VS Data Privacy Framework. Een lijst van deze leveranciers krijgt u op aanvraag.

5. Uw rechten

U heeft het recht op inzage, correctie en verwijdering van uw gegevens, op beperking van de verwerking, op overdraagbaarheid van uw gegevens waar dat van toepassing is, en om bezwaar te maken. Mail uw vraag naar support@rent-flow.be of vraag het aan de verhuurder. Wij antwoorden binnen één maand en kunnen u vragen om uw identiteit te bevestigen.

Wij nemen geen beslissingen over u die enkel op geautomatiseerde verwerking berusten.

Bent u niet tevreden over ons antwoord? Dan kunt u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

6. Beveiliging

Verbindingen met RentFlow zijn beveiligd (https) en wachtwoorden worden niet leesbaar bewaard. Beheerders loggen in met een extra code per e-mail. Foto's van identiteitskaarten zijn niet openbaar en enkel zichtbaar via tijdelijke links voor wie daar toegang toe heeft. Elk personeelslid ziet enkel wat bij zijn rol past, en wijzigingen worden bijgehouden in een logboek.

7. Cookies en camera

Wij gebruiken enkel noodzakelijke technieken, geen tracking en geen advertentiecookies. Dat is één cookie om u ingelogd te houden, en opslag op uw toestel van instellingen zoals de laatst gebruikte gebruikersnaam en de gekozen printer, en van een niet-afgewerkt ritformulier (zonder identiteitsnummer) zodat werk niet verloren gaat. Dat formulier wordt na een uur gewist, uiterlijk bij het volgende gebruik van de applicatie op dat toestel. De camera wordt enkel gebruikt om een QR-code te scannen of een identiteitskaart te fotograferen, nadat u daarvoor toestemming geeft op uw toestel. Wij gebruiken de locatie van uw toestel niet.

8. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina, met onderaan de datum van de laatste wijziging.